Zeven tips bij het opstellen van een vertrouwelijkheidsovereenkomst door LSU Coach Stephaan Cloet
Het heeft u bloed, zweet en tranen gekost een baanbrekend idee uit te werken, of u bestuurt een onderneming in volle groei? Dan is de kans groot dat u in de nabije toekomst gesprekken zal aangaan met potentiële kopers, mede-aandeelhouders of investeerders. Deze zullen ongetwijfeld meer informatie nodig hebben dan hetgeen u bereid bent zomaar vrij te geven. Om in alle zekerheid vertrouwelijke informatie te kunnen prijsgeven, moet u een vertrouwelijksheidsovereenkomst opstellen met uw gesprekspartner. Deze zal voorkomen dat de informatie die wordt prijsgegeven verder zal worden aangewend ten nadele van diegene die ze heeft meegedeeld.
Een vertrouwelijkheidsovereenkomst kan zowel eenzijdig als wederzijds zijn. Wanneer deze eenzijdig is, verbindt slechts één partij er zich toe de aan hem meegdeelde informatie vertrouwelijk te houden. Ingeval het over een wederzijdse overeenkomst gaat, zijn beide partijen ertoe gehouden de aan elkaar prijsgegeven informatie geheim te houden.
Eerste tip: bepaal nauwkeurig welke informatie als vertrouwelijk moet worden beschouwd
Door te omschrijven welke informatie als vertrouwelijk moet worden beschouwd, bepaalt men welke meegedeelde gegevens niet openbaar mogen worden gemaakt.
Deze omschrijving kan worden aangepast aan de eigenheden van het project en men kan hierin zowel heel algemeen blijven als zeer specifiek aangeven welke informatie vertrouwelijk is. Men kan bovendien de vertrouwelijkheid afhankelijk maken van verscheidene factoren:
•Afhankelijk van de inhoud: het gaat hier bijvoorbeeld om informatie omtrent het business plan van de onderneming, een klantenlijst, octrooiën, enz.
•Afhankelijk van de wijze waarop de informatie ter beschikking wordt gesteld aan de tegenpartij: gegevens die beschermd zijn door een paswoord, bijvoorbeeld, zijn per definitie vertrouwelijk.
Tweede tip: neem de looptijd van de overeenkomst in overweging
Indien geen bepaling omtrent de duur van de overeenkomst wordt overeengekomen, wordt de overeenkomst geacht te zijn aangegaan voor onbepaalde duur. Dit betekent dat de overeenkomst op ieder ogenblik, mits voorafgaandelijke kennisgeving en eerbiediging van een redelijke opzegtermijn, kan worden opgezegd door iedere partij. Na afloop van de opzegtermijn bestaan er geen verplichtingen tot geheimhouding meer in hoofde van de partijen.
Zorg er dus voor dat een termijn wordt bepaald m.b.t. het volgende:
•De duur van de overeenkomst: de geheimhoudingsverplichting zal gelden m.b.t. de vertrouwelijke informatie uitgewisseld tijdens de duur van de overeenkomst.
•De duur van de verplichting tot geheimhouding: de geheimhoudingsverplichting kan worden verlengd tot na de initiële duur van de overeenkomst. De vertrouwelijke informatie zal dus voor een bijkomende periode geheim moeten worden gehouden.
Men heeft bovendien de mogelijkheid om de informatie die tijdens de onderhandelingen werd vrijgegeven op te nemen in de overeenkomst. Met betrekking tot de duur van de overeenkomst moet dan worden bepaald dat ook de informatie uitgewisseld voor de ondertekening van de overeenkomst als vertrouwelijk moet worden beschouwd. Het is inderdaad mogelijk te bepalen de overeenkomst in werking treedt voor de datum van ondertekening.
Derde tip: wees zeer algemeen in de beschrijving van de personen die toegang hebben tot de vertrouwelijke informatie
Slechts in uitzonderlijke gevallen zal de uitwisseling van informatie slechts tussen twee duidelijk geïndentificeerde natuurlijke personen plaatsvinden. Meestal zijn meerdere andere actoren betrokken. De overeenkomst bindt echter slechts de partijen die deze hebben ondertekend. Het is dus belangrijk te bepalen dat de tegenpartij verantwoordelijk blijft voor de vertrouwelijkheid van de informatie, zelfs wanneer deze, bijvoorbeeld, beroep doet op zijn werknemers of onderaannemers.
Vierde tip: voorzie een forfaitaire schadevergoeding in geval van schending van de contractuele verplichtingen
De vertrouwelijkheid van de informatie wordt slechts gewaarborgd door de overeenkomst. Eenmaal deze is vrijgegeven aan derden, belet niets hen deze te gebruiken of verder te verspreiden.
Enkel de medecontractant zal dus kunnen worden aangesproken in geval van schending van de contractuele verplichtingen.
De forfaitaire schadevergoeding kan in dit geval een oplossing bieden bij wederrechtelijke mededeling van de vertrouwelijke informatie. Een forfaitair bedrag geniet de voorkeur boven een schadevergoeding berekend op basis van de werkelijk geleden schade, gezien deze soms moeilijk te berekenen en/of bewijzen valt.
Het forfait bepaald in de overeekomst moet erop gericht zijn gelede schade te vergoeden. Men moet dus een bedrag bepalen dat overeenstemt met de redelijk te verwachten schade in geval van wederrechtelijke mededeling van de vertrouwelijke informatie. Men kan hierbij, onder andere, rekening houden met volgende elementen: verlies van een concurrentieel voordeel, marktaandeel, clienteel, enz.
Tenslotte is het belangrijk te noteren dat de rechtbank in sommige gevallen het bedrag van de forfaitaire schadevergoeding kan verminderen.
Vijfde tip: bewaar steeds het origineel van de overeenkomst
Het mag dan wel het jaar 2017 zijn, maar een getekende originele versie van de overeenkomst behoud haar belang voor de hoven en rechtbanken van ons land. Indien nodig kan het contract aan een bewaarder worden gegeven.
Zesde tip: brandmerk welke informatie als vertrouwelijk moet worden beschouwd
Het komt voor dat de geheim te houden informatie niet nauwkeurig genoeg wordt beschreven of dat het project zodanig is geëvolueerd dat de meegedeelde informatie niet meer binnen het toepassingsgebied van de overeenkomst valt.
In dit geval is het belangrijk informatie duidelijk als vertrouwelijk te brandmerken met behulp van, bijvoorbeeld, een stempel.
Zevende tip: hou rekening met een potentieel geschil
De interpretatie en uitvoering van de overeenkomst zal onderworpen zijn aan het recht van een bepaald land. Dit recht kan vrij worden bepaald. U doet er dus goed aan het Belgisch recht toepasselijk te verklaren.
Bovendien kan men vrij aangeven op welke manier een potentieel geschil moet worden opgelost. Zo kan men opteren voor bemiddeling of arbitrage, die beide alternatieve methoden van geschillenbeslechting zijn waarbij de partij wordt aangeduid die het geschil zal beslechten. Een laatste optie is de gerechtelijke weg. Ook hier kan men vrij bepalen welke rechtbanken bevoegd zijn.
—
Wenst u nu een vertrouwelijkheidsovereenkomst op te stellen? Neem dan een kijkje op www.lawbox.be. Wij stellen een éénzijdige en wederzijdse vertrouwelijkheidsovereenkomst te uwer beschikking waarin u bovenstaande tips kan integreren. Indien u na aankoop van de overeenkomst nog bijkomende vragen heeft, bestaat bovendien de mogelijkheid om voor €35 extra contact op te nemen met een advocaat.
Meer info: Lawbox.be